Prise de besoin structurée et intelligente Les services requérants peuvent documenter leurs besoins directement dans un écran structuré par sections. L’affichage des champs est dynamique et paramétrable, permettant d’afficher et de rendre obligatoires uniquement les informations pertinentes selon la catégorie de dépense et le mode de passation contractuelle envisagé. Cela simplifie la saisie tout en assurant la conformité des informations recueillies dès le départ.
Création automatique d’un projet, d’un contrat et des soumissions à partir d’un besoin À partir d’un besoin documenté, la plateforme peut générer automatiquement un projet, un contrat ainsi que les soumissions associées aux fournisseurs sélectionnés. Les informations saisies lors de la prise de besoin sont réutilisées afin d’éviter la double saisie et d’accélérer le flux de travail en gestion contractuelle.
Création automatique d’un contrat à partir d’un projet Un contrat peut être généré automatiquement à partir des informations documentées dans un projet. Cette automatisation permet de réutiliser les données déjà saisies, de réduire les manipulations administratives et d’assurer une meilleure cohérence dans les informations contractuelles.
Gestion de projets regroupant un ou plusieurs contrats La fonctionnalité de gestion de projets permet de regrouper plusieurs contrats liés à une même initiative ou à un même programme. Cette approche offre une meilleure visibilité sur l’ensemble des activités contractuelles associées à un projet et facilite le suivi global des engagements.
Registre des fournisseurs enrichi et automatisé La plateforme inclut un registre centralisé des fournisseurs avec lesquels la municipalité peut faire affaire. Les fiches fournisseurs sont automatiquement enrichies à partir du NEQ, grâce à des données mises à jour quotidiennement provenant de sources autoritaires telles que :
* Registre des entreprises du Québec (REQ)
* Régie du bâtiment du Québec (RBQ)
* Autorité des marchés publics (AMP)
* Office québécois de la langue française (OQLF)
La municipalité peut également documenter des informations internes, telles que listes d’exclusion, codes internes, notes ou commentaires, afin d’adapter le registre à ses pratiques administratives.
Génération automatique du rapport de vérification d’un soumissionnaire SYSIA-Ville génère automatiquement un rapport complet de vérification des fournisseurs, remplaçant les captures d’écran traditionnellement effectuées à partir des sites des organismes de réglementation. Ce rapport regroupe toutes les informations réglementaires pertinentes et à jour, permettant de démontrer la conformité du fournisseur au moment de l’octroi d’un contrat.
Validation des contrats et gestion des approbations La plateforme assure la conformité des contrats grâce à des validations automatiques configurées selon la catégorie de dépense et le mode de passation contractuelle. Les municipalités peuvent définir :
* les champs obligatoires
* les documents requis
* le nombre minimal de soumissions
* la cascade d’approbation
Un système de notifications par courriel intégré permet de fluidifier le processus, tandis que des écrans synthèses offrent aux approbateurs une vue d’ensemble claire du contrat à approuver.
Validation automatisée de la conformité des soumissions SYSIA-Ville facilite l’analyse de conformité des soumissions grâce à des validations automatisées basées sur des informations réglementaires provenant notamment du :
* Registre des entreprises du Québec (REQ)
* Régie du bâtiment du Québec (RBQ)
* Autorité des marchés publics (AMP)
* Office québécois de la langue française (OQLF)
La plateforme vérifie également la présence des champs requis et des documents obligatoires selon le mode de passation du contrat, contribuant ainsi à sécuriser et standardiser le processus d’évaluation.
Génération automatique de rapports contractuels et d’approbation La plateforme génère automatiquement des rapports détaillés présentant l’ensemble des informations du contrat ainsi que la cascade d’approbations appliquée. Ces rapports permettent de formaliser les décisions prises et de conserver une trace documentaire claire du processus d’approbation, en conformité avec les règles de délégation de pouvoirs de la municipalité.
Paramétrisation simple selon les modes de passation contractuelle À la suite du processus d’implantation réalisé avec l’équipe d’experts SYSIA, les municipalités peuvent gérer et ajuster facilement les paramètres de la plateforme. L’interface d’administration permet notamment de :
* modifier les paramètres des modes de passation
* gérer les utilisateurs
* configurer les rôles et permissions
La plateforme demeure ainsi flexible et adaptable à l’évolution des pratiques municipales.
Automatisations et validations en temps réel SYSIA-Ville intègre de nombreuses automatisations et règles de validation paramétrables qui s’exécutent en temps réel tout au long du cycle de gestion contractuelle. Ces mécanismes permettent :
* d’accélérer les processus administratifs
* de réduire les risques d’erreurs
* d’assurer la conformité des pratiques contractuelles
tout en offrant une expérience fluide pour les utilisateurs.
Engin de visualisation et tableau de bord interactifs La plateforme SYSIA‑Ville est désormais enrichie d’un nouvel engin de visualisation interactif, permettant une analyse visuelle avancée des données contractuelles. Plusieurs tableaux de bord permettant d’obtenir rapidement une vision globale de la performance et le suivi d'avancement des contrat, de comparer des métriques entre services et périodes.
