Prise de besoin structurée et intelligente Les services requérants documentent leurs besoins directement dans la plateforme, dans un formulaire adapté à chaque type d'achat. Seuls les champs pertinents sont affichés selon la catégorie de dépense et le mode d'appel d'offres envisagé. Résultat : une saisie plus rapide, des informations complètes dès le départ et moins d'allers-retours entre les équipes.
Génération automatique du dossier contractuel à partir d'un besoin Une fois un besoin documenté et approuvé, la plateforme génère automatiquement le projet, le contrat et les soumissions associées aux fournisseurs ciblés. Les informations déjà saisies sont réutilisées intégralement — aucune double saisie, aucune retranscription manuelle.
Création automatique d’un contrat à partir d’un projet Lorsqu'un projet est déjà constitué dans la plateforme, un contrat peut en être issu directement. Les données du projet sont reprises automatiquement, ce qui réduit les manipulations administratives et assure une cohérence parfaite entre le projet et le contrat.
Gestion de projets regroupant plusieurs contrats Plusieurs contrats liés à une même initiative peuvent être regroupés sous un seul projet. Cette vue d'ensemble facilite le suivi global des engagements, qu'il s'agisse d'un programme d'infrastructure, d'une rénovation ou de tout autre projet impliquant plusieurs fournisseurs ou phases de travaux.
Registre des fournisseurs enrichi, automatisé et collaboratif La plateforme centralise l'ensemble des fournisseurs avec lesquels la municipalité fait affaire. Les fiches sont alimentées automatiquement à partir du numéro d'entreprise du Québec (NEQ), avec des données actualisées quotidiennement en provenance des organismes de réglementation : RBQ, AMP et OQLF.
Les fournisseurs disposent également de leur propre espace en ligne sécurisé pour tenir leur dossier à jour. Invités par courriel, ils peuvent y renseigner directement leurs coordonnées, contacts, adresses et documents. Ces informations se synchronisent automatiquement dans SYSIA-Ville, sans intervention de vos équipes. Vos registres demeurent ainsi fiables et à jour, sans effort administratif supplémentaire.
La municipalité peut compléter chaque fiche avec ses propres notes, codes internes ou listes d'exclusion, selon ses pratiques de gestion.
Rapport de vérification automatique d'un soumissionnaire SYSIA-Ville produit automatiquement un rapport complet de vérification réglementaire pour chaque soumissionnaire, regroupant toutes les informations pertinentes provenant du REQ, de la RBQ, de l'AMP et de l'OQLF. Ce rapport remplace les captures d'écran effectuées manuellement et constitue une preuve documentée de conformité au moment de l'octroi du contrat.
Notifications automatiques et suivi des rappels La plateforme envoie automatiquement les bons courriels aux bonnes personnes à chaque étape du processus : approbations en attente, signatures requises, décisions à prendre. Les cascades d'approbation sont respectées sans aucune relance manuelle.
En complément, des rappels peuvent être associés à n'importe quel dossier — contrat, fournisseur, appel d'offres ou projet. Chaque rappel comprend une date d'échéance, une description et un responsable désigné. À la date prévue, un courriel est envoyé automatiquement avec un lien direct vers le dossier concerné. Un tableau de bord dédié offre une vue d'ensemble des rappels actifs, en retard et complétés, par département ou par responsable — particulièrement utile pour le suivi des renouvellements de contrats et des obligations récurrentes.
Validation automatisée de la conformité des soumissions Lors de l'analyse des soumissions reçues, la plateforme vérifie automatiquement la conformité réglementaire de chaque entreprise soumissionnaire — licences, accréditations, statut auprès des organismes compétents — ainsi que la présence de tous les documents obligatoires selon le mode d'appel d'offres. Cela sécurise le processus d'analyse et réduit le risque de contestation.
Tableau de bord de suivi des approbations D'un seul coup d'œil, visualisez où en est chaque dossier dans le processus d'approbation. Ce tableau de bord indique clairement quels intervenants ont donné leur accord, lesquels doivent encore agir et quels dossiers sont en attente depuis trop longtemps. Une vue orientée action, conçue pour accélérer la prise de décision.
Administration et paramétrage à la portée des gestionnaires Une fois la plateforme implantée avec l'équipe SYSIA, les gestionnaires peuvent adapter eux-mêmes les paramètres selon l'évolution de leurs pratiques : modes de passation, rôles et permissions des utilisateurs, accès aux différents modules. Pas besoin d'intervention technique pour les ajustements courants.
Automatisations et validations intégrées tout au long du processus À chaque étape du cycle contractuel, des règles de validation et des automatisations s'exécutent en arrière-plan pour détecter les erreurs, prévenir les oublis et garantir la conformité des pratiques. Ces mécanismes accélèrent les processus administratifs tout en offrant une expérience fluide aux utilisateurs, qui peuvent ainsi se concentrer sur l'essentiel.
Tableaux de bord interactifs et visualisation des données contractuelles La plateforme offre plusieurs tableaux de bord visuels permettant de suivre l'état des contrats, de comparer les volumes et les dépenses entre services ou périodes, et d'identifier rapidement les dossiers nécessitant une attention. Les listes de contrats peuvent être triées et filtrées directement dans l'interface, facilitant l'analyse même pour des volumes importants.
Évaluation de la performance des fournisseurs À la clôture d'un contrat, la performance du fournisseur peut être évaluée selon six critères : respect des coûts, de la portée et des délais, qualité du service, réactivité et taux de recommandation. La saisie se fait à l'aide de curseurs simples et la cote globale est calculée automatiquement. Ces évaluations s'accumulent au fil du temps et constituent un historique précieux pour éclairer les décisions d'octroi futures.
Interface personnalisable adaptée à chaque utilisateur Chaque utilisateur peut configurer l'affichage des listes selon ses besoins : colonnes visibles, ordre d'affichage, filtres préférés. Ces préférences sont conservées automatiquement d'une session à l'autre. La navigation dans la plateforme a également été repensée pour permettre un repérage rapide des différents écrans, avec une structure claire et des repères visuels cohérents. Moins de clics pour accéder à l'information, plus de temps pour les décisions qui comptent.
