Prise de besoin structurée et intelligente Les services requérants peuvent documenter leurs besoins directement dans un écran structuré par sections. L’affichage des champs est dynamique et paramétrable, permettant d’afficher et de rendre obligatoires uniquement les informations pertinentes selon la catégorie de dépense et le mode de passation contractuelle envisagé. Cela simplifie la saisie tout en assurant la conformité des informations recueillies dès le départ.
Création automatique d’un projet, d’un contrat et des soumissions à partir d’un besoin À partir d’un besoin documenté, la plateforme peut générer automatiquement un projet, un contrat ainsi que les soumissions associées aux fournisseurs sélectionnés. Les informations saisies lors de la prise de besoin sont réutilisées afin d’éviter la double saisie et d’accélérer le flux de travail en gestion contractuelle.
Création automatique d’un contrat à partir d’un projet Un contrat peut être généré automatiquement à partir des informations documentées dans un projet. Cette automatisation permet de réutiliser les données déjà saisies, de réduire les manipulations administratives et d’assurer une meilleure cohérence dans les informations contractuelles.
Gestion de projets regroupant un ou plusieurs contrats La fonctionnalité de gestion de projets permet de regrouper plusieurs contrats liés à une même initiative ou à un même programme. Cette approche offre une meilleure visibilité sur l’ensemble des activités contractuelles associées à un projet et facilite le suivi global des engagements.
Registre des fournisseurs enrichi et automatisé La plateforme inclut un registre centralisé des fournisseurs avec lesquels la municipalité peut faire affaire. Les fiches fournisseurs sont automatiquement enrichies à partir du NEQ, grâce à des données mises à jour quotidiennement provenant de sources autoritaires telles que :
* Registre des entreprises du Québec (REQ)
* Régie du bâtiment du Québec (RBQ)
* Autorité des marchés publics (AMP)
* Office québécois de la langue française (OQLF)
La municipalité peut également documenter des informations internes, telles que listes d’exclusion, codes internes, notes ou commentaires, afin d’adapter le registre à ses pratiques administratives.
Génération automatique du rapport de vérification d’un soumissionnaire SYSIA-Ville génère automatiquement un rapport complet de vérification des fournisseurs, remplaçant les captures d’écran traditionnellement effectuées à partir des sites des organismes de réglementation. Ce rapport regroupe toutes les informations réglementaires pertinentes et à jour, permettant de démontrer la conformité du fournisseur au moment de l’octroi d’un contrat.
Notifications automatiques des flux contractuels et des approbations Un module de notifications intelligentes qui automatise les suivis à chaque étape de vos processus contractuels.
Les bons intervenants sont alertés au bon moment, selon vos cascades d’approbation et vos règles internes.
Réduisez les délais, évitez les oublis et accélérez le traitement des besoins, contrats et avenants. Assurez une gestion fluide, transparente et conforme aux exigences du milieu municipal.
Validation automatisée de la conformité des soumissions SYSIA-Ville facilite l’analyse de conformité des soumissions grâce à des validations automatisées basées sur des informations réglementaires provenant notamment du :
* Registre des entreprises du Québec (REQ)
* Régie du bâtiment du Québec (RBQ)
* Autorité des marchés publics (AMP)
* Office québécois de la langue française (OQLF)
La plateforme vérifie également la présence des champs requis et des documents obligatoires selon le mode de passation du contrat, contribuant ainsi à sécuriser et standardiser le processus d’évaluation.
Tableau de bord de suivi d’avancement des approbations Un tableau de bord clair qui vous montre en temps réel l’état d’avancement de chaque approbation. Visualisez instantanément où se situe un besoin, un contrat ou un avenant dans votre processus.
Identifiez rapidement les intervenants requis pour faire progresser les dossiers. Prenez des décisions plus rapides grâce à une vue globale, structurée et orientée action.
Administration et paramétrisation simple et intuitive À la suite du processus d’implantation réalisé avec l’équipe d’experts SYSIA, les municipalités peuvent gérer et ajuster facilement les paramètres de la plateforme. L’interface d’administration permet notamment de :
* modifier les paramètres des modes de passation
* gérer les utilisateurs
* configurer les rôles et permissions
La plateforme demeure ainsi flexible et adaptable à l’évolution des pratiques municipales.
Automatisations et validations en temps réel SYSIA-Ville intègre de nombreuses automatisations et règles de validation paramétrables qui s’exécutent en temps réel tout au long du cycle de gestion contractuelle. Ces mécanismes permettent :
* d’accélérer les processus administratifs
* de réduire les risques d’erreurs
* d’assurer la conformité des pratiques contractuelles
tout en offrant une expérience fluide pour les utilisateurs.
Engin de visualisation et tableau de bord interactifs intégrés La plateforme SYSIA‑Ville est désormais enrichie d’un nouvel engin de visualisation interactif, permettant une analyse visuelle avancée des données contractuelles. Plusieurs tableaux de bord permettant d’obtenir rapidement une vision globale de la performance et le suivi d'avancement des contrat, de comparer des métriques entre services et périodes.
